직장생활을 하다 보면 엑셀을 사용할 일이 생각보다 많다. 팀별 매출을 합치거나, 마감일이 지난 업무를 표시하고, 상품 번호에 맞는 가격을 다른 표에서 찾아야 할 때도 있다. 엑셀을 잘하는 사람에게는 익숙한 일이지만 초보자에게는 어디서부터 시작해야 할지 막막하다.
그래서 이번에는 필요한 작업을 말로 설명하고 AI에게 엑셀 계산식을 만들어 달라고 요청해 봤다. 비교를 위해 팀별 매출 합계, 마감이 지난 업무 표시, 상품 번호에 맞는 가격 찾기라는 세 가지 작업을 준비했다. 바로 성공한 사례와 겉으로는 정상처럼 보였지만 결과가 틀린 사례를 함께 살펴봤다.
엑셀을 잘 모르는 직장인이 AI로 함수를 만들어 본 결과, 간단한 업무는 빠르게 해결할 수 있었지만 결과가 맞는지 직접 확인하는 과정은 꼭 필요했다.
표의 내용을 자세히 알려주니 원하는 결과가 나왔다
첫 번째 작업은 여러 팀의 매출이 섞여 있는 표에서 영업1팀의 매출만 더하는 일이었다. 표에는 직원 이름, 소속 팀, 매출액이 각각 다른 칸에 정리되어 있었다.
예전 같으면 인터넷 검색창에 ‘엑셀 특정 팀 매출 합계’라고 입력했을 것이다. 여러 설명을 읽고 비슷한 예시를 찾은 뒤, 내 표에 맞게 칸 위치를 바꿔야 했다. 이 과정에서 숫자가 들어 있는 위치를 잘못 선택하면 결과가 이상하게 나올 수도 있었다.
이번에는 AI에게 표의 모습을 문장으로 설명했다. 어느 칸에 팀 이름이 있고, 어느 칸에 매출액이 있는지 알려준 뒤 영업1팀의 매출만 합쳐 달라고 요청했다. AI는 바로 입력할 수 있는 계산식을 만들어 줬고, 엑셀에 붙여 넣자 원하는 결과가 나왔다.
더 좋았던 점은 계산식이 왜 그렇게 만들어졌는지 쉽게 설명해 달라고 다시 요청할 수 있다는 것이었다. AI는 팀 이름이 적힌 부분에서 영업1팀을 찾고, 같은 줄에 있는 매출액만 더하는 방식이라고 풀어서 설명했다. 복잡한 이름을 외우지 않아도 원리를 대략 이해할 수 있었다.
두 번째 작업은 마감일이 지났는데 아직 끝나지 않은 업무를 표시하는 일이었다. 표에는 업무 이름, 마감일, 완료 여부가 정리되어 있었다. 마감일이 오늘보다 이전이고 완료 표시가 없는 경우에만 ‘지연’이라고 표시하고 싶었다.
AI에게 표의 구조와 원하는 결과를 설명하자 필요한 계산식을 만들어 줬다. 실제로 적용해 보니 마감일이 지났고 완료되지 않은 업무만 지연으로 표시됐다. 완료된 업무나 아직 마감일이 남은 업무는 정상으로 나타났다.
두 작업 모두 요청부터 적용까지 약 5분 정도 걸렸다. 방법을 검색하고 여러 글을 비교하는 것보다 빨랐다. 무엇보다 필요한 계산 방식의 이름을 몰라도 일상적인 말로 원하는 결과를 설명할 수 있다는 점이 편리했다.
다만 결과가 잘 나오려면 설명을 구체적으로 해야 했다. 단순히 “팀별 매출을 구해 줘”라고 요청하는 것보다, 팀 이름과 매출액이 각각 어느 칸에 있고 어떤 팀의 합계를 원하는지 자세히 말했을 때 더 정확한 답을 받을 수 있었다.
숫자가 나왔다고 모두 성공한 것은 아니었다
세 번째 작업은 상품 번호에 맞는 가격을 다른 표에서 찾아오는 일이었다. 주문 표에는 상품 번호와 주문 수량이 있었고, 별도의 가격표에는 상품 번호와 판매 가격이 정리되어 있었다.
AI에게 두 표의 구조를 설명하고 주문 표에 상품 가격이 자동으로 나타나게 해 달라고 요청했다. AI가 알려준 내용을 입력하자 가격이 표시됐다. 오류 안내도 없었고 숫자도 정상적으로 보여 처음에는 성공했다고 생각했다.
하지만 몇 개의 상품을 가격표와 비교해 보니 일부 가격이 달랐다. 정확히 같은 상품 번호를 찾아야 하는데, 비슷한 번호의 상품 가격이 들어간 경우가 있었다. 화면에는 숫자가 표시되기 때문에 확인하지 않았다면 그대로 사용할 수도 있는 오류였다.
이 사례가 가장 위험하게 느껴졌다. 엑셀에서 오류 표시가 나오면 문제가 있다는 것을 바로 알 수 있다. 반면 숫자가 멀쩡하게 나왔는데 실제 값이 틀리면 발견하기 어렵다. 특히 상품이 수백 개라면 모든 결과를 하나씩 확인하기도 힘들다.
날짜를 이용한 작업에서도 문제가 생겼다. 일부 마감일은 날짜로 제대로 저장되어 있었지만, 몇몇 칸은 겉모습만 날짜처럼 보이는 글자로 입력되어 있었다. 사람 눈에는 같은 날짜처럼 보였지만 엑셀은 서로 다르게 받아들였다. 그 결과 일부 업무가 지연인데도 정상으로 표시됐다.
AI는 내가 설명한 조건에 맞는 계산 방법은 알려줬지만, 실제 파일 안의 날짜가 어떤 상태인지까지 볼 수는 없었다. 결국 계산식뿐 아니라 원래 자료가 제대로 정리되어 있는지도 함께 확인해야 했다.
빈칸이나 0이 들어간 경우도 문제였다. 지난달 매출과 이번 달 매출을 비교해 변화 정도를 계산하려고 했는데, 지난달 매출이 비어 있거나 0인 줄에서 오류가 나타났다. AI에게 이 상황을 다시 설명하자 빈칸이나 0이 있을 때는 별도의 문구가 나오도록 수정해 줬다.
이 과정에서 AI가 처음부터 완벽한 답을 주는 것은 아니라는 점을 알게 됐다. 사용자가 실제 표에서 어떤 문제가 생겼는지 확인하고, 그 내용을 다시 설명해야 더 나은 결과를 받을 수 있었다.
AI는 엑셀 정답지가 아니라 초보자를 돕는 안내자였다
이번 실험에서 AI는 엑셀 초보자가 느끼는 부담을 크게 줄여 줬다. 필요한 기능의 이름을 몰라도 “이 조건에 맞는 숫자만 더해 줘”, “마감이 지난 업무를 표시해 줘”처럼 원하는 결과를 말로 설명할 수 있었다.
특히 단순한 합계나 상태 표시처럼 조건이 분명한 작업에서는 빠르게 원하는 결과를 얻을 수 있었다. 검색을 반복하거나 여러 예시를 직접 바꿔 보는 시간이 줄어들었다는 점은 분명한 장점이었다.
하지만 AI가 알려준 내용을 그대로 믿고 끝내서는 안 됐다. 가장 먼저 확인해야 할 것은 계산에 사용되는 범위였다. 자료가 100줄까지 있는데 50줄까지만 포함되어 있다면 나머지 값은 빠진다. 표의 위치가 바뀌었을 때도 계산이 제대로 이어지는지 살펴봐야 한다.
다음으로 몇 개의 결과를 직접 비교해 보는 것이 좋다. 정상적인 사례뿐 아니라 빈칸이 있는 줄, 값이 0인 줄, 비슷한 상품 번호가 있는 줄처럼 실수가 생기기 쉬운 부분을 골라 확인해야 한다. 전체를 모두 검사하지 않더라도 몇 가지 다른 상황을 시험하면 오류를 발견할 가능성이 높아진다.
AI에게 요청할 때는 사용하는 프로그램도 알려주는 편이 좋다. 엑셀인지 다른 표 계산 프로그램인지에 따라 사용할 수 있는 기능이 다를 수 있기 때문이다. 회사에서 오래된 버전의 엑셀을 사용한다면 그 점도 함께 설명해야 한다.
회사 자료를 입력할 때는 보안에도 주의해야 한다. 직원 이름, 고객 정보, 실제 매출액을 그대로 보여주기보다 표의 구조만 설명하는 것이 좋다. 예를 들어 “첫 번째 칸에는 상품 번호, 두 번째 칸에는 수량이 있다”는 식으로 알려줘도 필요한 도움을 받을 수 있다.
결론적으로 AI는 엑셀을 잘 모르는 직장인에게 꽤 유용한 도구였다. 간단한 업무는 짧은 시간 안에 해결할 수 있었고, 어려운 설명을 읽지 않아도 원하는 결과를 말로 요청할 수 있었다.
다만 화면에 숫자가 나왔다고 해서 모두 정확한 것은 아니었다. 비슷한 상품의 가격을 잘못 가져오거나, 날짜와 빈칸을 제대로 판단하지 못하는 경우도 있었다.
따라서 AI에는 계산 방법을 만드는 일을 맡기고, 사용자는 결과가 실제 자료와 맞는지 확인해야 한다.
AI는 엑셀을 대신 완벽하게 처리해 주는 전문가라기보다, 초보자가 첫걸음을 쉽게 시작하도록 돕는 안내자에 가까웠다. 결과를 확인하는 습관만 갖춘다면 엑셀 때문에 막히는 시간을 줄이고 반복적인 업무를 훨씬 편하게 처리할 수 있다.