AI로 업무 내용을 쉽게 설명해 달라고 해봤다. 회사에서 일하다 보면 같은 업무를 두고도 사람마다 이해하는 정도가 다르고, 내가 당연하게 알고 있는 용어나 절차를 다른 사람은 이해하지 못하는 경우가 있다.
특히 신입사원에게 업무를 설명하거나 다른 부서에 협조를 요청할 때는 익숙한 표현을 그대로 사용했다가 의사소통이 꼬이기도 한다.
그래서 이번에는 회사에서 사용할 법한 어려운 업무 표현과 복잡한 설명을 AI에게 입력하고, 누구나 이해하기 쉬운 말로 바꿔 달라고 요청해 봤다.
회사에서 쓰는 어려운 표현을 AI에게 바꿔 달라고 했다
먼저 평소 회사에서 자주 볼 수 있는 업무 표현을 몇 가지 준비했다. 일부러 어려운 전문 용어만 고르기보다는, 회사에서는 익숙하지만 처음 듣는 사람에게는 의미가 모호할 수 있는 표현을 골랐다.
예를 들면 다음과 같다.
유관 부서와 협의 후 진행 바랍니다.
해당 건의 진행 현황을 공유해 주세요.
이슈 발생 시 즉시 에스컬레이션해 주세요.
업무 프로세스를 재정비할 필요가 있습니다.
일정에 맞춰 산출물을 제출해 주세요.
회사생활을 어느 정도 했다면 대략 어떤 뜻인지 이해할 수 있다. 하지만 신입사원이라면 ‘유관 부서가 어디지?’, ‘진행 현황은 어느 수준까지 알려야 하지?’, ‘에스컬레이션은 누구에게 어떻게 하는 거지?’ 같은 의문이 생길 수 있다.
그래서 AI에게 다음과 같이 요청했다.
“아래 업무 표현을 회사에 처음 입사한 신입사원도 이해할 수 있도록 쉽게 바꿔줘. 어려운 용어는 일상적인 표현으로 바꾸고, 실제로 무엇을 해야 하는지 알 수 있게 설명해 줘. 원래 의미는 바꾸지 말고, 정보가 부족한 부분은 임의로 추가하지 마.”
AI는 표현을 조금씩 바꾸는 데서 그치지 않고, 실제로 해야 할 행동이 드러나도록 정리했다.
예를 들어 ‘유관 부서와 협의 후 진행 바랍니다’는 ‘이 업무와 관련된 다른 부서에 먼저 의견을 확인한 뒤 진행해 주세요’로 바꿀 수 있었다.
‘해당 건의 진행 현황을 공유해 주세요’는 ‘현재 어디까지 진행됐는지, 남은 일은 무엇인지 알려주세요’로 바뀌었다.
‘일정에 맞춰 산출물을 제출해 주세요’는 ‘정해진 날짜까지 작업 결과물을 제출해 주세요’라는 표현으로 조금 더 쉽게 이해할 수 있었다.
가장 흥미로웠던 것은 ‘에스컬레이션’이라는 표현이었다. 회사에서는 문제가 생겼을 때 상위 담당자나 책임자에게 보고하고 도움을 요청한다는 의미로 사용하지만, 처음 듣는 사람에게는 낯선 단어일 수 있다.
AI는 이를 ‘문제가 생기면 담당 책임자에게 바로 알리고 필요한 도움을 요청해 주세요’라는 식으로 바꿀 수 있었다.
이렇게 비교해 보니 어려운 업무 표현을 쉽게 만드는 데 반드시 긴 설명이 필요한 것은 아니었다. 익숙하지 않은 단어를 바꾸고, 상대방이 실제로 해야 할 행동을 구체적으로 알려주는 것만으로도 이해하기 쉬워졌다.
복잡한 업무 설명도 쉽게 바뀔까?
두 번째 실험에서는 단어 몇 개를 바꾸는 수준을 넘어, 여러 단계가 섞여 있는 업무 설명을 쉽게 정리해 보기로 했다.
예를 들어 신규 거래처의 자료를 확인하고 등록하는 업무를 설명한다고 가정했다.
기존 설명은 다음과 같았다.
“거래처에서 전달받은 자료의 누락 여부를 확인한 후 내부 기준에 따라 내용을 검토한다. 수정이 필요한 경우 담당자에게 보완을 요청하고, 최종 확인이 완료되면 관련 시스템에 정보를 등록한 뒤 처리 결과를 공유한다.”
업무를 아는 사람에게는 익숙한 문장이지만, 처음 맡은 사람에게는 무엇을 어떤 순서로 해야 하는지 한 번에 들어오지 않을 수 있다.
그래서 AI에게 이 문장을 신입사원이 이해하기 쉬운 설명으로 바꿔 달라고 했다.
AI는 다음처럼 정리할 수 있었다.
거래처에서 받은 자료에 빠진 내용이 없는지 확인한다.
회사에서 정한 기준에 맞는지 살펴본다.
수정하거나 추가해야 할 내용이 있으면 담당자에게 요청한다.
수정된 자료를 다시 확인한다.
모든 확인이 끝나면 회사 시스템에 정보를 등록한다.
처리가 완료되면 관련 담당자에게 결과를 알린다.
원래 문장에 들어 있던 내용은 크게 달라지지 않았지만, 업무 순서가 나뉘면서 훨씬 읽기 편해졌다.
특히 여러 가지 행동이 한 문장에 들어 있을 때는 단계별로 구분하는 방식이 유용했다. 업무 설명을 읽는 사람이 문장을 여러 번 읽지 않아도 무엇부터 해야 하는지 파악하기 쉬웠기 때문이다.
여기서 한 가지를 더 실험했다. 같은 내용을 신입사원에게 구두로 설명한다고 생각하고, 조금 더 자연스러운 말투로 바꿔 달라고 요청했다.
AI는 딱딱한 문장 대신 “먼저 받은 자료에 빠진 내용이 없는지 확인하세요. 수정할 부분이 있다면 담당자에게 보완을 요청하고, 자료가 모두 확인되면 시스템에 등록하면 됩니다”처럼 설명할 수 있었다.
이 방식은 업무 매뉴얼뿐 아니라 동료에게 메신저로 업무를 안내하거나, 새로 합류한 팀원에게 작업 순서를 설명할 때도 활용할 만했다.
다만 쉽게 바꾸는 과정에서 중요한 조건까지 빠지면 안 된다. 예를 들어 실제 업무에 반드시 필요한 승인 절차나 확인 기준이 있다면, 읽기 편하게 만들기 위해 이를 생략해서는 안 된다.
그래서 AI에게 요청할 때는 ‘쉽게 설명해 줘’라고만 하기보다 ‘업무 순서는 유지하고, 중요한 조건은 빼지 말아 줘’라는 조건을 함께 넣는 편이 좋았다.
쉽게 바꾼 설명을 그대로 사용해도 괜찮을까?
여러 표현을 비교해 보니 AI는 어려운 용어를 풀어 쓰고, 복잡한 문장을 짧은 단계로 나누는 데 꽤 유용했다. 특히 내가 이미 알고 있는 업무를 다른 사람에게 설명해야 할 때 도움을 받을 수 있겠다는 생각이 들었다.
하지만 모든 결과가 완벽한 것은 아니었다.
가장 먼저 주의해야 할 점은 원래 표현의 의미가 달라질 수 있다는 것이다. 예를 들어 ‘검토 후 승인받는다’는 업무를 ‘확인한 뒤 진행한다’로 바꾸면 문장은 쉬워지지만, 반드시 승인을 받아야 한다는 조건이 사라진다.
‘가능하면 오늘 중으로 전달해 주세요’처럼 여지를 둔 표현이 ‘오늘까지 반드시 제출하세요’로 바뀌면 상대방이 받아들이는 압박감도 달라진다.
쉽게 설명한다는 것은 단순히 짧은 문장을 만드는 일이 아니다. 원래 의미와 업무상 조건을 유지하면서 상대방이 이해하기 쉬운 말로 바꾸는 것이 중요하다.
두 번째로는 AI가 설명을 더 친절하게 만들기 위해 원문에 없는 내용을 추가할 수 있다는 점이다.
예를 들어 ‘담당자에게 확인한다’는 문장을 바꾸면서 구체적인 담당 부서나 연락 방법을 임의로 넣을 수 있다. 하지만 실제 회사에서 정해진 절차가 따로 있다면 잘못된 안내가 될 수 있다.
따라서 회사에서 사용하는 업무 설명이나 매뉴얼을 AI에게 맡겼다면, 결과물을 원문과 비교해 의미가 달라진 부분이 없는지 확인해야 한다.
세 번째로는 상대방에 따라 적절한 설명 수준이 달라진다는 점이다.
같은 내용을 신입사원에게 설명할 때는 용어부터 풀어서 알려주는 것이 좋지만, 이미 업무를 잘 아는 동료에게는 지나치게 자세한 설명이 오히려 번거로울 수 있다.
그래서 AI에게 설명을 요청할 때는 누가 읽을 자료인지 먼저 알려주는 것이 좋았다.
예를 들어 “신입사원이 처음 읽는 업무 안내문이야”라고 설명하거나, “다른 부서의 담당자가 빠르게 이해할 수 있도록 핵심만 정리해 줘”라고 요청하면 결과를 활용하기가 더 쉬워진다.
이번 실험에서 가장 유용했던 방법은 어려운 문장을 그대로 붙여 넣고 한 번에 완성해 달라고 하는 것이 아니었다. 먼저 쉽게 바꾼 초안을 받고, 실제 업무에 필요한 조건이 모두 남아 있는지 확인한 다음, 읽는 사람에게 맞게 다시 다듬는 방식이었다.
앞으로 신입사원에게 업무를 설명하거나 복잡한 내용을 다른 부서에 전달할 일이 생기면 이 방법을 활용해 볼 생각이다. 특히 내가 익숙하게 사용하는 표현 중 상대방에게는 낯설 수 있는 단어가 무엇인지 점검하는 데 도움이 될 것 같다.
물론 회사의 내부 자료나 고객 정보처럼 민감한 내용은 회사의 AI 사용 정책을 먼저 확인하고, 필요하다면 실제 정보를 제외한 뒤 활용해야 한다.
AI는 어려운 업무 내용을 쉽게 바꾸는 데 꽤 유용했다. 하지만 문장을 쉽게 만드는 것과 업무를 정확하게 설명하는 것은 서로 다른 문제였다. 읽기 편한 문장으로 바뀌었더라도 원래 의미와 중요한 조건이 그대로 유지됐는지 확인하는 과정은 반드시 필요했다.
내가 알고 있는 업무를 다른 사람도 이해할 수 있도록 설명하는 일은 생각보다 쉽지 않다. 그럴 때 AI를 활용하면 복잡한 내용을 정리하고, 상대방의 입장에서 다시 살펴보는 데 도움을 받을 수 있을 것 같다.